會議展覽規(guī)劃安排

會議展覽服務(wù)的過程從來不是一蹴而就的，在規(guī)劃安排上要注意會議展覽預(yù)算、住宿安排、設(shè)備租賃、會議邀請和出席登記四個(gè)方面。

一、會議展覽預(yù)算

1、運(yùn)輸成本：包括航班、鐵路、公路、客船，以及從目的站、機(jī)場、碼頭到住宿的運(yùn)輸。

2、會議室/大廳費(fèi)用、會議場地租金、會議設(shè)施租金、會議場地布置費(fèi)及其他配套費(fèi)用。

3、住宿費(fèi)和會議展覽的餐飲費(fèi)。

二、住宿安排

1、正常的住宿費(fèi)不僅與酒店的星級標(biāo)準(zhǔn)和房型有關(guān)，還與客房開放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)，會議展覽組織者應(yīng)明確酒店關(guān)閉或開放的服務(wù)項(xiàng)目和范圍。

2、根據(jù)會議展覽的復(fù)雜性，會議展覽的餐飲安排也不盡相同。簡言之，會議展覽涉及的膳食包括早餐、中餐和午餐、飲料和服務(wù)費(fèi)以及會議場所的茶歇。

三、設(shè)備租賃

視聽設(shè)備的成本通?？梢院雎圆挥?jì)，除非是在室外進(jìn)行。如果是效果需要視聽設(shè)備的，要考慮設(shè)備本身的租賃成本，設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員的支持費(fèi)用。

四、會議邀請及簽到登記

1、會議展覽邀請：作為組織者，邀請方式非常重要，一般包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理和確認(rèn)通知、信息發(fā)布、回執(zhí)和確認(rèn)通知幾個(gè)程序。

2、會議展覽簽到：對于大型會議展覽，要有必要的流程和準(zhǔn)備工作——收據(jù)統(tǒng)計(jì)表、簽到表、指導(dǎo)和協(xié)助人員、住宿酒店準(zhǔn)確的房間號和房間號、房間分配表、鑰匙、小信封（含房間鑰匙）標(biāo)明入住者姓名和房間號，在酒店線路說明、會議（展覽）說明、會議（展覽）詳細(xì)日程安排、檢查路線和參與方式、酒店功能開閉幕說明和支付標(biāo)準(zhǔn)等方面比較明顯，回程訂票及確認(rèn)，符合交通使用及繳費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等，如有可能，盡量用電腦辦理入住手續(xù)。